Még múlt decemberben, amikor kijöttek a 2017-es Summer University Project School (továbbiakban SUPS) helyszínei, döntöttem el, hogy el fogok utazni Oroszországba. Sokan furcsán néztek rám, hogy miért megyek februárban, a legnagyobb hidegben pont Oroszországba, de engem egy percig sem bizonytalanítottak el, az egyik ok pont a nagy hideg és orosz tél volt, hogy elmenjek Voronyezsbe.
Mivel ez volt életem első AEGEE-s utazása, ezért kicsit izgultam a repülés napján, de szerencsére nem egyedül mentem, hanem Caesar Bálint is velem tartott. A repülőnk Moszkvában szállt le, ahol 1 egész napot töltöttünk, bár lényegében csak délutántól estig mászkáltunk a városban, abban a városban, ahol semmit sem apróztak el – óriási szállodák, hatalmas utak, egyszerűen minden monumentális Moszkva utcáin. A rövid moszkvai kitérő után másnap reggel célbavettük Voronyezs városát, röpke 6 órás vonatút után meg is érkeztünk. Az érkezésnél már várt minket egy srác a voronyezsi antennából, ő kísért el minket egy magyar katonai sírhelyhez, ezáltal mi nem igazán vettünk részt a voronyezsi városnézésben.
Ezután megérkeztünk a hostelbe, ahol csak egy kevés időnk volt összeszedni magunkat, siettünk egyből az első sessionre – elkezdődött a 3 napos előadássorozat, melyet 3 tapasztalt AEGEE-s tartott. Az előadások nagyon tartalmasak voltak, rengeteg hasznos információkkal szolgáltak – még azoknak a tapasztaltaknak is, akiknek nem kell bemutatni egy SU szervezői oldalát. Azért, hogy el tudjam részletesen mondani, hogy miről szólt a tréning, témánként fogom megírni a legfontosabb tanulságokat.
Az első session témája maga az SU és a SUPS volt, kaptunk egy kis történeti bevezetőt, meg voltak említve a különböző nyári egyetemeknek a típusai (TSU,SC,SC+), az alapvető cél mellett pedig számokban is elmondták a trénerek, hogy mit is takar az SU és ezen felül miért jött létre a SUPS.
Az esti cosplay-es parti után reggel belevágtunk a tréningbe, az első téma a Team Management volt, itt a csapatmunkában résztvevő egyének különböző motivációit, szerepeit vizsgáltuk, ezáltal jobban megértve azt, hogyan kell az egyes csapatjátékosokat kezelni.
A következő témánk az “Incoming” volt, melyben a különböző fázisokat vizsgáltuk, hogy egyes fázisban mennyi és milyen információt kell adni/kérdezni a részvevőknek/től. Érdekes volt látni, hogy mennyi különböző levélre kell szétszedni a résztvevőknek szóló infót azért, hogy minél több maradjon meg bennük.
Ezután következett a “Participant Management”, amely végül egy sharing best practices-be ment át, azaz a tapasztaltabbak mondták el azokat a szituációkat, amelyekbe szervezőként belefutottak már, és azt, hogy ezt hogyan kezelték. Az egyik legfontosabb dolog az SU alatt, hogy az összes résztvevő jól érezze magát, ehhez hozzátartozik, hogy tudni kell kezelni a konfliktusaikat.
A következő rész a “Content Management” volt, amelyben részletesen átbeszéltük, hogy mivel töltsük meg a nyári egyetemet, és, hogy ehhez milyen fontos részleteket kell figyelembe venni.
A “Compulsory Sessions”-ről szóló előadáson ötletbörzét tartva gondolkoztunk azon, hogy miként lehetne integrálni a Compulsory Sessions témáit az eseménybe úgy, hogy az érdekes lehessen.
A “Budgeting” órán megtudtam, hogy mennyire fontos a pénzügyi része az eseménynek az, hogy feltérképezzük a lehetőségeinket, erőforrásainkat, és megpróbáljuk minél megfizethetőbbé tenni az eseményt. Ehhez kapcsolódva, a “Fundraising” session alatt szerepjátékban próbáltuk ki magunkat, hogyan tudnánk egy-egy céget megkeresve támogatást szerezni – valamilyen formában.
A nap végén a “Public Speaking” alatt mi is kipróbálhattuk magunkat előadóként, emellett pedig az alapvető hibákat beszéltük át, amit egy beszéd közben elkövethetünk.
Az este egy suit-up bulin vettünk részt a helyi bulihelyen, Oroszországhoz hűen, főleg Leningrád szólt a hangszórókból :).
Az utolsó tréninges nap sem telt lazán, az első téma a PR volt, ahol a Visual Identityn kívül főként a különböző irányba történő kommunikációt vizsgáltuk – az egyik a belső, a már meglévő tagokkal, a másik pedig a külső, potenciális AEGEE tagokhoz szóló kommunikáció volt.
A következő előadás címe “Risk Assessment” volt, itt a lehetséges problémákat vizsgáltuk és rendeztük sorrendbe az alapán, hogy mennyire nehéz kezelni, és milyen sűrűn esik meg. A végén kaptunk megtörtént eseteket, amelyekhez először a saját gondolatainkat kellett fűznünk, aztán pedig meghallgattuk, hogy valójában mi történt és hogyan oldotta meg a szervezői csapat.
“Logistics” névre hallgató előadás alatt főként az időbeosztásra néztünk rá, ez az egyik legfontosabb része a szervezésnek, ha nem a legfontosabb. Az, hogy minden, mindig a helyén legyen, a segítők és a szervezők mindig a helyükön legyenek, ez az egyik legfontosabb az esemény alatt. Az egyik legjobb javaslat a két különböző időbeosztás létrehozása: az egyik a résztvevőknek, amely a kezdési időpontokat jelzik, a másik pedig a szervezőknek, itt sok időráhagyással kell dolgozni, és egyszerre több feladat is futhat egyidőben.
Az utolsó feladatunk egy esettanulmány volt, ami messze a legérdekesebb feladat volt a 3 nap alatt. Real-time kellett különböző csapatokban feldolgoznunk az információkat (amit egy érdekes levelezési rendszeren keresztül kaptunk) és ezután pedig válaszolnunk kellett a levelekre. Ugyan nem volt mindenhol precíz a munkánk, de ez adta a legtöbb tapasztalatot abban, hogy miként lehet feladatmegosztással munkát végezni, és hogy milyen sokrétű az egész szervezési procedúra.
Az utolsó este megtartottuk a European Night-ot, ami nekem az első volt, viszont nagyon élveztem, hogy ennyi nemzetiségű, nyitott fiatallal lehettem egy légtérben.
Vasárnap nagyon sok tapasztalattal és kissé keserédes hangulatban indultam el hazafele, hogy végleg vége legyen az orosz utazásomnak. Nagyon élveztem az egész eseményt, nagyon sok emberrel ismerkedtem meg, összességében nem is lehetett volna jobb kezdése az AEGEE-s utazásaimnak.
A beszámolót írta: Tóth Kristóf