„Mi jobb egy pofa sörnél? Két pofa sör” hangzik az ismert mondás. Talán ez is volt az oka annak, hogy a decemberi moszkvai NWM után újra egy oroszországi eventre jelentkeztem, most Voronyezsbe. Az idei SUPS (Summer University Project School ) tréningek kifejezetten a nyári SU szervezőinek készültek, ebben az évben először rövidebb intervallumban, minimális kontent csökkentés mellett. Már valamivel biztosabban vettem a kötelező akadályokat, mint a vízum ügyintézést, az RZD honlapon való vonatjegyfoglalást és az utazás előkészítését. Először Moszkvába utaztunk Tóth Kristóffal (jelnleg PR vezető) így alkotva a két fős magyar delegációt. Itt találkoztam néhány AEGEE-s ismerősömmel. Ezek azok az alkalmak, amikor nagyra tudom értékelni, hogy megadatott a lehetőség, hogy lassan minden országból ismerjek pár embert, akikkel bármikor szívesen találkozom. A magyar delegáció csütörtökön délután érkezett Voronezh-be, Oroszország egyik, egymilliónál nagyobb városába a sok közül. Mivel a város közel fekszik a Don folyóhoz érkezésünk után ellátogattunk a legnagyobb magyar első világháborús katonai temetőbe, Rudkinoba. A szállásunk Voronezh egyik hosteljében volt, 10 perc sétára a sessionok helyszínétől. Első nap este az Opening ceremony keretében ismerkedős és névtanulós játékokat játszottunk. Az egész event alatt nagyon sok játékot játszattak velünk trénereink, valamint jót tett a társaságnak a grouphug-ok sorozata. A SUPS tréningen 3 tréner vett részt, nagyjából mindhárman ugyan annyi sessiont tartottak. Phillipp, SUCT tag Németországból, Katie Moszkvából és Ksenia szintén Moszkvából. Ami igazán tetszett, az a minden nap végén megtartott Refflection Groupok voltak. Ekkor 3 fős csoportokban átbeszéltük az egyik trénerrel, hogy mi volt jó az adott napon, mit élveztünk és mi az, amin lehetne javítani.
A három napos tréning igazán zsúfolt volt. Azonban a reggel nyolctól este nyolcig tartó sessionok-ön sokat lehetett tanulni. Még nekem is, aki az egyik legrégebben csatlakozott tag voltam a SUPS tréningen. Péntek reggel átvettük, hogy mi különbözteti meg a „team”-et a „group”-tól. Ennek a felismerése különösen fontos minden esemény szervezésekor. Ez azt jelenti, hogy SU vagy bármilyen más esemény szervezésekor mi nem egy baráti társaságként végzünk egy közös cselekvést, vagy cselekvések sorozatát, hanem egy előre meghatározott cél elérése érdekében dolgozunk együtt. Ebben a csapatmunkában különböző típusú emberek dolgoznak együtt egy csapatban, akik különböző személyiségi jellemzőkkel rendelkeznek, legyen az feladatorientált vagy érzelmes. Egy személynek egy csapatban betöltött szerepe lehet feladatorientált (action), személyorientált (people) vagy inkább gondolkodó (thinking). A lényeg, hogy a különböző személyiséggel rendelkező csapattagok a különbözőségükből előnyt kovácsoljanak és ne egymás terhére legyenek. Ezt a modellt nevezik Belbin féle csapat modellnek.
Ezután a teljes incoming folyamatot áttekintettük. Elsőként átbeszéltük a sok problémát okozó vízum ügyet. Erre minden antennának külön kell ügyelnie, mert országonként eltérhet az ügyintézési folyamat. Egyetértettünk, hogy jellemzően az invitation letter-ek kiküldése után az utazó fél nem szokott ingyen humanitárius vízumot kapni, hanem jellemzően 65€ körüli összeget kell fizetnie. Ezután sorra került a kiválasztási folyamat. Minden résztvevő elmondta, hogy az otthoni antennájuknál milyen szempontok alapján választják ki a particiket egy adott eventre. Volt olyan, aki alaposan átolvassa a motivációs leveleket, de többen állították, hogy Facebookról sokkal több információt meg lehet valakiről állapítani. Az incoming folyamat fontos része a particikkel való folyamatos kapcsolattartás, az információk kiküldése részükre. Ezután csoportokban értékelni kellett két jelentkezőt egy képzeletbeli eventre, ahol meg kellett indokolni a kiválasztás szempontjait. Felhívták a figyelmet, hogy a kommunikáció során semmilyen hivatalos információ ne kerüljön a FB-on meghirdetésre, mert ott annak az információ tartalma elveszik. Meghallgattunk több olyan hibát, ami a confirmation letter-ekben szokott kiküldésre kerülni, mint pl.: aláírás hiánya, angol nyelvtani hibák, stb.
Ezután rátértünk magára az eventre, hogy ott mikre kell figyelni. Több olyan jó tanács is elhangzott, amit majd lehetne implementálni itthon is, mint pl.: a reggeli ébresztésnél a szervezők nem hangosan ordibálva keltik fel a particiket, hanem teát, vizet visznek nekik. Kiemelték a disclaimer-ek fontosságát, mert ezzel sok későbbi felelősség alól mentesülhetünk (pl.: az alkoholfogyasztás tiltottsága)
A következő téma maga a content volt. Itt csapatokban meg kellett tervezni egy SU egy napját ügyelve az időszükségletekre, mint a reggeliztetés, közlekedés, stb. Majd a compulsory session-ok témaköre került terítékre. A SUCT jövőbeli elképzelése, hogy a European Body-któl lehessen segítséget kérni az SU-s előadások megtartására, így egy tapasztalt tréner tudna az AEGEE-ről beszélni. Végigvettük az AEGEE aktuális fókuszterületeit (pl: Spreading Europtimism, Youth Employment, stb.) és, hogy miért fontos ezeknek az SU content-jében megjelenni. A nap utolsó előtti session-jén végigvettük a pénzügyi tervezés fontosságát, és a budget felépítését. Ehhez természetesen budget-et is kellett készítenünk csoportokban. Végezetül egy public speaking session-t is tartottunk. Ez a rész egyáltalán nem volt könnyű, mivel egy véletlenül kapott mondat mellett kellet érvelnünk kb. másfél perces beszédben, amelynek sokszor nem volt értelme (pl.: érveljünk amellett, hogy együnk nyers tojást reggelire). Ezután értékeltük egymást előadását a trénereink segítségével.
A szombati első session a PR-t vette górcső alá. Végigvettük a PR típusait, az eszközrendszerét és a Visual Identity fontosságát. Majd az FR következett. Itt, ami hasznos tudás gyűjtés volt, hogy ne rövidtávon gondolkozzunk, hanem egy hosszú távú tervben képzeljük el az együttműködést a kiválasztott céggel. Továbbá fontos a vállalattal való későbbi kapcsolattartás is. Ilyen lehet a karácsonyi képeslapok kiküldése vagy a személyes köszönetmondás. Csináltunk szerepjátékokat és szimuláltunk Face2face meetinget is. Délután kockázatot elemeztünk és végigvettünk milyen kockázatokra és milyen mértékben kell felkészülni. Egy kockázat lehet belső, külső és a particivel kapcsolatos. Minden esetre hasznos, ha előre felkészülünk a lehetséges kockázatokból, és olyan organisert választunk az adott programhoz, aki képes megoldani a fellépő problémákat.
A nap második felében végigvettük az összes logisztikához tartozó topikot, mint a szállás, a közlekedés vagy a catering. Itt is volt olyan rész, amit jó volt, hogy érintettünk, pl.: nem tudtam, hogy elő van írva, hogy 10 főként kell lennie egy zuhanyzónak, vagy, hogy érdemes internal schedule-t csinálni, ami sokkal részletesebben tartalmazza a programot.
A szombati nap utolsó programjaként egy szimulációs gyakorlatot (case study) tartottunk csoportokban. Ez úgy zajlott le, hogy folyamatosan kaptunk feladatokat, amiket ki kellett dolgoznunk, néha prezentáltuk, amikre pontokat kaptunk.
Vasárnap, az utolsó napon, egy rövid session keretén belül értékeltük a teljes SUPS tréninget és egy rövid closing ceremony-t tartottunk. Még egy közös ebédet elfogyasztottunk közösen, majd könnyes búcsút vettünk egymástól. Habár csak kilencen voltunk, egy nagyon szép emlékkel tértem haza és örültem, hogy elmentem Voronezh-be, a 2017 februári SUPS tréningre.
A beszámolót készítette: Caesar Bálint