2016. decemberben több hírlevelet is olvastam, ahol AEGEE-s eventeket és képzéseket hirdettek. Ezek közül választottam egyet és döntöttem amellett, hogy jelentkezem Észtországba, Tartu városában megrendezésre kerülő SUPS (Summer University Project School) tréningre. A döntésemnek az volt a fő oka, hogy 2017 nyarán a 3 magyar antenna (Budapest, Debrecen, Pécs) által megrendezésre kerülő Travelling Summer University szervezői csoportjába, mint tanácsadó bekerültem. A SUPS egy olyan, AEGEE által szervezett esemény, amely kifejezetten a nyári SU szervezői részére lett összeállítva. A téli időszakban összesen 5 SUPS tréninget szervezett a SUCT (Summer University Core Team) Európa több pontján, hogy minden SU szervezőnek lehetősége legyen legalább egyre elmenni.
Én, az eventet megelőző nap hajnalában érkeztem meg Tartuba, ahol a szervezők felvettek a buszpályaudvaron és autóval vittek haza, hogy egy megágyazott kanapén alhassak. A hivatalos event szerdán kezdődött egy rövid városnézéssel. Építészetileg a város nem tartogatott túl sokat. Volt egy takaros főtere, egy rom katedrálisa a 13. századból, egy Dráva méretű folyója és néhány szobra. Érdekességként megjegyzem, Tartu magyar testvérvárosa Veszprém.
A szállásunk egy sportpálya hosteljében volt, amiben volt szauna, uszoda és edzőterem. A hostel melletti sportpálya lelátója alatti épületben volt a sessionok terme, így összesen 20 métert kellett megtennünk, ha vissza akartunk a nap folyamán sétálni a hostelbe. A tematikus program szerda este kezdődött. Trénereink Mayri, Gerardo és Ralitsa voltak. A tréningek nagyrészét azonban az első páros vitte. Ők már egy több éve összeszokott párost alkottak (sajnos állítólag ez volt az utolsó tréningjük), felváltva tartották a sessionoket, színes ábráik és rajzaik pedig nagyon jó átláthatóságot biztosítottak.
Az első programok itt is a jól megszokott ismerkedős és névtanulós játékok voltak, amikből mindig lehet újat tanulni. Majd belevágtunk a közepébe és különbséget tettünk a formális, non-formális és az informális oktatási módszerek között. Elmagyarázták, hogy mi non-formális oktatási képzésben fogunk részt venni, aminek természetesen ugyanúgy megvannak az előnyei, mint a hátrányai. Ezután egy ún. Character building game-t játszottunk, ami nagyjából egy személyes SWOT elkészítését jelentette, első körben egyénileg. Majd csapatokba osztottak minket, amely beosztás az event végéig megmaradt. Ez után az volt a feladat, hogy ezeket az egyéni Character-eket, hogyan lehet összerakni, és egy csapat személyiséggé fejleszteni.
A másnap reggel két játék játszásával kezdődött. Az egyik egy tapsos játék volt, a másik pedig egy utánzós játék. Az event során játszott játékok nagyban hozzájárultak a csoportérzés felélesztéséhez és az összetartás erősítéséhez.
A reggeli első session egy Event Management volt, ahol végigvettük az event-szervezés teljes folyamatát, attól kezdve, hogy milyen előkészítő munkák szükségesek nulladik lépésben, hogy milyen feladatok vannak az event előtt, közben, majd utána. Ezután felvázoltuk a kockázatelemzés három területét. Az elsőként a szervezők közötti belső tényezők kerültek górcső alá, majd a külső kapcsolatok, mint a szálláshellyel kapcsolatban fellépő problémák, harmadszorra pedig a résztvevőkkel kapcsolatos kockázatokat elemeztük. Megtanultuk, hogy egy jó kockázatelemzés figyelembe veszi a fellépő kockázatokat, azoknak a súlyosságát, és az elkerülésükre is tanácsot ad. Ezután Ralitsával átvettük a Content témakörét. Itt tudtam meg, hogy az első SU projektek kezdeti időszakukban komoly egyetemi projektek voltak 40 órás kurzusokkal egy héten, ami napjainkra pont az ellenkezőjébe csapott át. A content-nek pont itt van szerepe, hogy az SU során az egyéni képességek és készség fejlesztésre kerüljenek olyan módon, hogy azokat a résztvevők a lehetőségekhez mérten élvezzék, valamint minél többet megtudjanak az AEGEE-ről. Ennek a koordinálását a Content manager végzi, akinek a feladata, hogy az SU-t megtöltse tartalommal és összeszedje a megfelelő trénereket, szervezeteket akár AEGEE-ből, BEST-ből, akár külsős non-profit szervezettől. Röviden beszéltünk arról is, hogyan zajlik a külső trénerek meghívása.
Ezután a mindig is varázsszóként emlegetett FR került szóba. A FundRaising az egyetlen lehetőségünk arra, hogy ne kelljen túlzottan magas részvételi díjat kérni a résztvevőktől egy eventre. Elmondták, hogy milyen nagy szerepe van a személyes megjelenésnek és a kapcsolatnak, valamint, hogy milyen kicsi (1:100) a pozitív válaszolása arány a cégek részéről. Többen is felszólaltak, akiknek volt tapasztalatuk FR-ezésben, pl.: Midas azt mondta, hogy minden FR-esnek érdemes lenne megtanulni az Elevator Pitch fortéjait, amit azt jelenti, hogy maximum egy percben, hogyan tudjuk eladni magunkat, hogy cserébe támogatást kapjunk.
Ezután jött az event legnagyobb témaköre, a Logistics. A logisztika, mint a rendezvény alapvető területe a következő alterületekre osztható: szállás, közlekedés, catering és nyújtott anyagok (Welcome Pack). Sok hasznos tanáccsal elláttak minket. Megtanultuk, hogy inkább olyan programot nyújtsunk, amiben már van tapasztalatunk, mégha évről-évre ismétlődik is. Nem kell minden programot előre meghirdetni, lehet meglepetés is. Ez után csoportokban kellett készíteni heti programtervet úgy, hogy előre meghatározott tevékenységeket kellett elrendezni.
Ehhez kapcsolódóan a Budgeting került szóba, mivel, ha már van programunk, ahhoz költséget is kell rendelni. A költségvetés úgy volt bemutatva, hogy érdemes egy belső (nagyon részletes) és egy külső (általános összegek feltüntetése) költségelemzést készíteni. Átvettük, hogy mitől lesz egy költség fix és mitől változó, amiből látható, hogy egy budgetben hol lehet spórolni. Kihangsúlyozták az egyszemélyes treasurer fontosságát és a napi feladatait. A session végén csoportban kellett költségtervet készíteni.
A nap utolsó sessionje a kommunikáció és a PR volt. Ezt Gerardo tartotta, és a szervezők közötti belső, valamint a külső kapcsolatokról szólt, amelyik megvalósulhat a résztvevők és a különböző érintett felek között. Itt tudtam meg, hogy van olyan projektmenedzser eszköztár, amelyik az AEGEE tagok számára eventek szervezésekor elérhető és ingyenes (PODIO). A PR résznél végigvettük az AIDA modellt, amelyik a PR stratégia implementására szolgál. Végivettük a kötelezően használatos Visual Identity elemeket, valamint azt is, hogy egy FB Cover kép elkészítéséhez egyáltalán nincs szükség semmilyen professzionális fizetős képszerkesztő programra.
Szombaton a reggeli session a Participant Management-el kezdődött, amit Ralitsa tartott. Az egész session jótanácsok halmazát tartalmazta. Végivettük a 4 fő szerepkör tulajdonságait, hogy a pénzügyesnek megbízhatónak kell lennie, hogy az Incoming Responsible munkája a legunalmasabb, hogy a Content Manager szállítja a sessionok-at, valamint, hogy a főszervező legfontosabb feladata a csapat motiválása és összetartása. Ezután Mayri tartott egy rövidebb kurzust a Workshopokról. Ezt követte egy Public Speaking WS, ahol beszéd követelményeiről, a szemkontextusról, a gesztusokról és az előadás közben felvett pozíciónkról beszéltünk. Ezután időmenedzsment és konfliktus menedzsment tréningek voltak tartva.
Vasárnap délelött tartottuk az esettanulmányi feladatot, ahol adott idő alatt kellett a csoportunkkal megoldanunk több feladatot. Itt az összes olyan tudást fel kellett használni, amit szerda óta átvettünk. Igazából röviden szimuláltunk egy SU szervezést. Egy kávészünet után egy rövid session keretén belül értékeltük a teljes SUPS tréninget majd egy closing ceremony-t tartottunk.
Összességében nagyon meg voltam elégedve mindennel a tréning alatt. A sesionok színvonala messze megütötte azt a mércét, amit elvártam, a szervezés is kimagaslóan jó volt. Sok szép emlékkel és egy jól megszervezett SUPS tréninggel a hátam mögött tértem vissza Rigán keresztül Budapestre.
A beszámolót írta: Caesar Bálint